Gut aufgearbeitete und visuell ansprechende Präsentationen und Dokumente sind unverzichtbare Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit in der digitalen Arbeitswelt. Doch während die Nachfrage nach hochwertigen Inhalten steigt, wächst auch der Bedarf an effizienteren Methoden zu ihrer Erstellung. 

Bisher war die Erstellung von Dokumenten und Präsentationen ein zeitaufwändiger Prozess, der oft manuelle Eingaben, Formatierungen und Recherchen erforderte. Doch dank KI-Tools wie Gamma oder decktopus wird dieser Prozess nun schneller, einfacher und intelligenter. 

Ein wesentlicher Vorteil von KI-Tools liegt in ihrer Fähigkeit, große Mengen an Daten zu analysieren und Muster zu erkennen. Dadurch können sie automatisch relevante Informationen extrahieren und in übersichtlichen Formaten präsentieren. 

Mithilfe dieser Tools können Dokumente und Präsentationen personalisiert und zielgerichtet über Prompts (ähnlich wie bei ChatGPT) erstellt und visuell sowie inhaltlich angepasst werden. Dadurch wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Qualität der erstellten Dokumente verbessert. 

KI-Tools können außerdem Routineaufgaben wie Formatierung, Rechtschreibprüfung und Übersetzungen übernehmen, was den Benutzer:innen ermöglicht, sich auf kreativere und strategischere Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren. Diese Automatisierung trägt auch dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Konsistenz in Dokumenten und Präsentationen zu gewährleisten. 

Verschiedene Anbietende wie presentations.ai oder Microsoft 365 Copilot haben inzwischen KI-gesteuerte Dokument- und Präsentationserstellung in ihr Portfolio aufgenommen. Neben kostenfreien Programmen gibt es auch verschiedene Bezahlmodelle, die sich in Preis und Umfang voneinander unterscheiden. Die finanziellen Aspekte bei der Implementierung von KI-Tools sind zweifellos ein wichtiger Faktor. Ein solches Tool erfordert in der Regel eine monatliche Lizenz- oder Abonnementgebühr, was als zusätzliche Ausgabe betrachtet werden muss. Meist bewegen sich die Bezahlmodelle zwischen 10 und 20 Euro pro Monat und bieten im Gegensatz zu den kostenfreien Versionen weitere Funktionen wie den Export in PowerPoint und größere Foliensätze. Jedoch müssen auch die Kosten für die Arbeitszeit zur manuellen Erstellung der Dokumente berücksichtigt werden. Je mehr Zeit für die manuelle Dokumentenerstellung aufgewendet wird, desto höher sind die Kosten und desto weniger Arbeitszeit bleibt für andere Tätigkeiten. Die Möglichkeit, hochwertige Inhalte schneller zu erstellen und sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, kann langfristig einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen schaffen. 

Die Effizienzsteigerung, die durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben erreicht wird, führt zu einer Reduzierung des Arbeitsaufwands und damit zu einer Senkung der Gesamtkosten für die Dokumentenerstellung. Darüber hinaus ermöglicht die verbesserte Qualität und Konsistenz der erstellten Inhalte eine effektivere Kommunikation und trägt möglicherweise zur Steigerung der Produktivität und des Umsatzes bei. 

Doch trotz ihrer zahlreichen Vorteile stehen KI-Tools auch vor Herausforderungen. Datenschutzbedenken (vor allem bei der Arbeit mit Unternehmensinhalten), ethische Fragen und die Notwendigkeit menschlicher Überprüfung sind nur einige der Aspekte, die berücksichtigt werden müssen. Es ist wichtig, dass KI-Tools als Unterstützung für den menschlichen Kreativprozess betrachtet werden und nicht als Ersatz dessen. 

Insgesamt bieten KI-Tools eine spannende Möglichkeit, den Prozess der Dokumentenerstellung neu zu denken, wobei sowohl die finanziellen als auch die produktiven Aspekte berücksichtigt werden müssen. Indem sie Effizienz, Personalisierung und Automatisierung bieten, ermöglichen sie es Benutzer:innen, hochwertige Inhalte schneller und einfacher als je zuvor zu erstellen, dabei Arbeitskosten zu senken und Mehrwerte zu schaffen.